10 Abläufe, die Sie heute automatisieren können
Eine Checkliste für Büros mit 5 bis 50 Mitarbeitenden · von Dennis Latt, dlatt.de
So nutzen Sie die Liste: Kreuzen Sie an, was bei Ihnen vorkommt. Tragen Sie ein, wie oft es anfällt und wie viele Minuten es jeweils dauert. Dann rechnen Sie:
Abläufe „pro Monat“: Minuten × Anzahl pro Monat × 12 ÷ 60 = Stunden pro Jahr
Beispiel: 10 Minuten × 12 Mal pro Woche × 52 ÷ 60 = 104 Stunden pro Jahr.
Zeitangaben sind Schätzwerte aus typischen Abläufen, keine Garantie.
1. Rechnungen aus dem Postfach einsammeln
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Woche · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: Jemand öffnet Mails, lädt PDF-Rechnungen herunter, benennt sie um und legt sie ab oder leitet sie an die Buchhaltung weiter.
Automatisch: Rechnungs-Anhänge werden erkannt, einheitlich benannt („2026-10-11_Lieferant_Betrag.pdf“) und im richtigen Ordner bzw. Buchhaltungsprogramm abgelegt. Gut zu wissen: Seit 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028 (alle) auch ausstellen (Quelle: Bundesfinanzministerium, FAQ E-Rechnung).
Schätzung: 1–3 Std. pro Woche
2. Anfragen sofort bestätigen und erfassen
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Woche · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: Anfragen über Website oder Mail warten Tage auf eine erste Antwort.
Automatisch: Sofortige Eingangsbestätigung an den Absender, Eintrag in eine Liste mit Datum, Name, Anliegen, Zuständigkeit. Nichts geht mehr verloren.
Schätzung: 1–2 Std. pro Woche, dazu weniger verlorene Aufträge
3. Termine ohne E-Mail-Pingpong
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Woche · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: 3–5 Mails, bis ein Termin steht.
Automatisch: Online-Buchungsseite mit Ihren freien Zeiten, Bestätigung und Erinnerung.
Schätzung: 10–15 Min. pro Termin, weniger Ausfälle
4. Angebote nachfassen
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Woche · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: Angebote gehen raus, und niemand hakt nach.
Automatisch: Nach 7 Tagen ohne Antwort eine Aufgabe für Sie oder ein vorbereiteter Erinnerungstext zum Freigeben, Status in einer Tabelle.
Schätzung: wenig Zeit, aber oft spürbar mehr Aufträge
5. Schadens- und Serviceanfragen verteilen
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Woche · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: Typisch für Hausverwaltungen, Handwerksbetriebe, Facility-Dienste.
Automatisch: Meldung per Formular oder Mail → Ticket mit Nummer → Bestätigung an den Melder → zuständige Person bzw. Handwerker informiert → Erinnerung, wenn nach X Tagen nichts passiert.
Schätzung: 2–5 Std. pro Woche bei vielen Meldungen
6. Dateien und Anhänge richtig ablegen
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Woche · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: „Wo ist nochmal der Plan von Projekt 2417?“
Automatisch: Anhänge werden anhand von Projekt- oder Kundennummer im Betreff erkannt und im richtigen Ordner (OneDrive, Google Drive, Server) abgelegt.
Schätzung: 1–2 Std. pro Woche
7. Stunden, Aufmaß oder Leistungen in die Rechnung übertragen
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Monat · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: Zettel oder Tabellen werden abgetippt.
Automatisch: Einträge aus Formular oder Tabelle werden gesammelt und als Rechnungsentwurf im Buchhaltungsprogramm angelegt. Sie prüfen nur noch und klicken auf „Senden“.
Schätzung: 2–4 Std. pro Monat
8. Offene Rechnungen im Blick behalten
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Monat · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: Zahlungseingänge werden von Hand mit der Liste abgeglichen.
Automatisch: Liste der überfälligen Rechnungen jeden Montag per Mail, auf Wunsch eine vorbereitete freundliche Zahlungserinnerung zum Freigeben.
Schätzung: 1–2 Std. pro Monat, besserer Geldeingang
9. Wochen- oder Monatsbericht, der sich selbst schreibt
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Monat · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: Zahlen werden aus mehreren Tabellen zusammenkopiert.
Automatisch: Jeden Montag um 7 Uhr eine Mail mit den wichtigsten Zahlen (Anfragen, Aufträge, offene Posten).
Schätzung: 1–3 Std. pro Monat
10. Neue Kunden oder Mitarbeitende einrichten
☐ Kommt bei uns vor · __ mal/Monat · __ Min · = __ Std./Jahr
Woran Sie es erkennen: Jedes Mal dieselbe Liste: Ordner anlegen, Zugänge, Begrüßungsmail, Unterlagen.
Automatisch: Ein Eintrag löst alles aus: Ordnerstruktur, Begrüßungsmail mit Unterlagen, Aufgabenliste für die Zugänge.
Schätzung: 30–60 Min. pro Fall
Ihre Auswertung
Summe Ihrer Stunden pro Jahr: ______
Beispielrechnung: Ablauf 1 kostet 2 Std. pro Woche → 2 × 52 = 104 Std. pro Jahr. Bei 35 € Stundenkosten sind das rund 3.640 € pro Jahr, und zwar für einen einzigen Ablauf.
Faustregel: Ein Ablauf lohnt sich, wenn er mindestens 1 Std. pro Woche kostet, immer gleich abläuft und mit Programmen arbeitet, die E-Mails oder Dateien verarbeiten.
Nächster Schritt
In der kostenlosen Erstanalyse (ca. 30 Minuten) schauen wir Ihre angekreuzten Punkte gemeinsam an. Danach bekommen Sie kostenlos eine Effizienz-Auswertung mit Ihren größten Zeitfressern und Vorschlägen.
Termin wählen: dlatt.de/kennenlernen · Dennis Latt · kontakt@latt.org · dlatt.de