Wiederkehrende Büroarbeit automatisieren: Angebote, Rechnungen, E-Mails, Datenabgleich
Alles, was jede Woche gleich abläuft, kann die Software übernehmen: Rechnungen aus dem Postfach ablegen, Anfragen bestätigen und zuweisen, Daten zwischen Programmen abgleichen, Berichte erstellen. Sie behalten die Kontrolle, wichtige Schritte geben Sie frei.
Abläufe, die sich fast immer lohnen
- Rechnungen und Belege aus E-Mails erkennen, benennen und ablegen
- Anfragen sofort bestätigen, erfassen und der richtigen Person zuweisen
- Angebote nachfassen: Erinnerung nach 7 Tagen
- Stunden, Material und Aufmaß in einen Rechnungsentwurf übernehmen
- Offene Rechnungen jede Woche automatisch im Blick
- Wochen- und Monatsberichte, die sich selbst schreiben
Wann lohnt sich Automatisierung?
Faustregel: Ein Ablauf lohnt sich, wenn er mindestens eine Stunde pro Woche kostet, immer ähnlich abläuft und mit Programmen arbeitet, die E-Mails oder Dateien verarbeiten. Mit dem Effizienz-Rechner auf der Startseite sehen Sie in einer Minute, ab wann sich eine Lösung für Sie rechnet.
Und KI?
KI hilft dort, wo Inhalte verstanden werden müssen, etwa um zu erkennen, ob eine E-Mail eine Rechnung ist, oder um Daten aus einem Lieferschein auszulesen. Ich setze sie nur ein, wo sie wirklich nützt, mit datenschutzfreundlichen Anbietern und immer mit menschlicher Freigabe bei wichtigen Schritten.
Sie können nur gewinnen
Erstanalyse und Effizienz-Auswertung sind kostenlos. Sie erfahren, wo bei Ihnen Zeit verloren geht, was das im Jahr kostet und ab wann sich eine Lösung rechnet. Lohnt es sich nicht, sage ich es ehrlich.
Häufige Fragen
Müssen wir neue Programme einführen?
Meist nicht. Die Automatisierung verbindet die Programme, die Sie schon nutzen, etwa Outlook, Excel, Ihre Buchhaltung oder Branchensoftware.
Was kostet eine Automatisierung?
Ein einzelner Ablauf liegt meist zwischen 1.500 und 4.000 €. Mehrere Abläufe lassen sich im Abo ab 790 € im Monat nach und nach umsetzen.
Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Jede Automatisierung wird überwacht. Fehler fallen mir meist auf, bevor sie Ihnen auffallen.